Содержание
Основания для уничтожения документов
Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).
В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как «не менее пяти лет после отчетного периода», но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.
https://www.youtube.com/watch?v=ytdev
Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.
При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.
Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).
Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.
Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.
Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня.
Передача документов ликвидированного ООО на хранение: ответственность
Марина Пивоварова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор
Документы после ликвидации ООО нужно хранить в соответствии со сроками, установленными Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (его юрисдикция распространяется и на частные организации) и иными нормативными актами, такими как, например:
- Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ;
- Постановление Правительства РФ № 1137, устанавливающее порядок использования различных документов для плательщиков НДС.
При этом не имеет значения то, работает ли ООО или ликвидируется, с точки зрения возникновения у фирмы обязанности исполнять предписания указанных норм права.
Сроки хранения устанавливаются законом для конкретных категорий документов, которые задействуются в хозяйственной деятельности. К основным категориям документов можно отнести:
- Документы по личному составу.
Среди них:
- до 75 лет хранятся личные дела сотрудников, договоры с ними, их персональные карточки;
- до 45 лет — аттестационные документы.
- Документы по кадровой отчетности.
https://www.youtube.com/watch?v=ytcreators
До 5 лет должны храниться:
- табели для фиксации рабочего времени;
- расчеты о премировании сотрудников;
- документы, связанные с судебными спорами.
- Первичные документы и бухгалтерская отчетность.
В течение 5 лет должны храниться:
- регистры учета;
- отчеты о прибылях и убытках, баланс;
- кассовые отчеты.
- Документы налогового учета.
До 4 лет подлежат хранению:
- книги учета по продажам, покупкам;
- счета-фактуры.
Безусловно, это не исчерпывающий перечень категорий документов, которые могут применяться в деятельности ООО. Но указанные категории можно отнести к ключевым, тем, которые заслуживают приоритетного рассмотрения, как при текущей работе фирмы, так и при ее ликвидации.
В отношении руководства фирмы или ликвидационной комиссии, нарушившей предписания законодательства об организации хранения документов ликвидируемого ООО, могут быть применены санкции в виде:
- Штрафа в 300-500 рублей, который выписывается на ответственное должностное лицо организации.
Основание: положения статьи 13.20 КоАП РФ.
Рассматриваемая санкция, как правило, применяется при не слишком серьезных нарушениях — таких как ошибки в комплектовании или в ведении учета архивных документов.
- Штрафа в размере:
- 2500 — 5000 рублей (накладывается на должностное лицо);
- 200 000 — 300 000 рублей (накладывается на юридическое лицо — в данном случае, ликвидируемую организацию).
Основание: статья 13.25 КоАП РФ.
Санкция, о которой идет речь, применяется в отношении:
- ООО в статусе участника рынка ценных бумаг при невыполнении обязанностей, связанных с обеспечением хранения ценных бумаг и иных документов, которые применяются в ходе различных финансовых правоотношений;
- любого ООО, нарушившего предписания статьи 50 Закона «Об ООО» № 14-ФЗ, в которой устанавливаются требования по обеспечению хранения определенных типов документов.
- Санкций по ст. 325 УК РФ в виде:
- штрафа в величине до 200 000 рублей (либо в размере дохода виновного лица за 1,5 года);
- назначаемых исходя из серьезности правонарушения обязательных, исправительных, принудительных работ, ареста, лишения свободы (на сроки, определяемые в соответствии с УК РФ).
Указанные санкции применяются именно в тех случаях, когда обязанности по передаче документов в компетентные структуры выполняет ликвидационная комиссия — то есть, при банкротстве организации. Действия комиссии могут быть, таким образом, квалифицированы как намеренное сокрытие документов (или же их уничтожение — если оно имело место).
Независимо от того, какие документы с истекшим сроком хранения, подлежат уничтожению, алгоритм действий компании будет единым.
Шаг 1. Определяемся с перечнем документов, по которым истек срок хранения.
На этом этапе производится отбор документов и дел за соответствующий период, срок хранения которых истек и которые подлежат уничтожению.
Шаг 2. Приказом руководителя компании создается экспертная комиссия (состав комиссии: председатель, члены комиссии).
УТВЕРЖДАЮ:
Директор
______Одуванчиков П.П.
18 января 2017 г.
Акционерное общество «Лютик»
АКТ
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Экспертная комиссия, назначенная приказом директора №4223 от 31.12.2016 г., в составе:
Незабудкин П.П. – финансовый директор – председатель комиссии;
Медуницына Л.Н. – заместитель главного бухгалтера – член комиссии;
Ромашкина М.Н. – старший бухгалтер – член комиссии.
составила настоящий акт о том, что по результатам проведенной экспертизы документов, законченных делопроизводством, выявлены следующие документы, подлежащие уничтожению:
-товарные накладные за периоды с января по декабрь …г.
-счета-фактуры за периоды с января по декабрь …г.
………
………
Подписи:
Незабудкин
Медуницына
Ромашкина
Шаг 4. Документы, предназначенные для уничтожения, передаются на переработку (утилизацию) с оформлением приемо-сдаточной накладной. В накладной указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Компания может самостоятельно (без привлечения сторонней организации) уничтожить документы, например, с помощью шредера (офисного измельчителя бумаги).
https://www.youtube.com/watch?v=ytpress
Шаг 5. Составляется акт об уничтожении документов, который должен утвердить руководитель компании.
Основные сроки хранения документации предприятий (различных форм собственности) указаны в приказе Министерства культуры № 558 от 25.08.2010. Перечислить все его позиции невозможно, так как их больше 1000. В частности, в отношении хранения документов установлены такие сроки:
-
коллективные договоры, информационные материалы по забастовочному движению, предложения по улучшению техники безопасности хранятся постоянно;
-
путевые листы, договоры по автострахованию, отчеты об остатках и поступлении товаров, таможенные декларации хранятся 5 лет;
-
документы соискателей, не принятых на работу в организацию (рекомендации, автобиографии и т.д.), письма о переводе сотрудников хранятся 3 года.
Сколько должен сохраняться конкретный документ, на основе вышеуказанного Приказа Минкульта, определяет специалист. Что касается документов по личному составу (штатных расписаний, личных карточек сотрудников, приказов об увольнении и приеме на работу, т.д.), период их хранения установлен законом об архивном деле № 125-ФЗ – ст. 22.1. Он зависит от времени составления данной документации:
-
если до 2003 года – срок хранения 75 лет;
-
если позже – срок хранения 50 лет.
В законе о бухучете (ФЗ № 402 от 06.12.2011, 29-я статья) указан срок хранения различных бухгалтерских документов. Он составляет не менее пяти лет – либо с отчетного года, либо с года, когда ими воспользовались для составления финансовой отчетности последний раз.
Порядок уничтожения документов
Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.
По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).
Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (п. 2.4.7 Правил). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.
Сроки хранения документов после ликвидации ООО
Среди них:
- Штрафа в размере:
г. Москва
31 декабря 2016 г.
Акционерное общество «Лютик»
ПРИКАЗ №4223
Об утверждении состава комиссии для уничтожения
первичных учетных документов АО «Лютик»
В целях проведения экспертизы ценности документов, законченных делопроизводством, руководствуясь Инструкцией №125, утвержденной приказом АО «Лютик» от 725 от 08.04.2013 г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать экспертную комиссию в следующем составе:
Незабудкин П.П. – финансовый директор – председатель комиссии;
Медуницына Л.Н. – заместитель главного бухгалтера – член комиссии;
Ромашкина М.Н. – старший бухгалтер – член комиссии.
2. Провести экспертизу документов, законченных делопроизводством, находящихся в архиве АО «Лютик» в срок до 17 января 2017 г.
3. Составить и представить на утверждение акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в срок до 19 января 2017 г.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Директор
П.П. Одуванчиков
Главный бухгалтер
В.И. Ландышева
Шаг 3. Составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Акт о выделении к уничтожению документов составляется в 2 экземплярах, подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается руководителем компании.
УТВЕРЖДАЮ:
Директор
______Одуванчиков П.П.
20 января 2017 г.
Акционерное общество «Лютик»
АКТ
Об уничтожении документов, срок хранения которых истек
Экспертная комиссия, назначенная приказом директора №4223 от 31.12.2016 г., в составе:
Незабудкин П.П. – финансовый директор – председатель комиссии;
Медуницына Л.Н. – заместитель главного бухгалтера – член комиссии;
Ромашкина М.Н. – старший бухгалтер – член комиссии.
составила настоящий акт о том, что по согласно акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, были уничтожены документы, срок хранения которых истек.
В присутствии членов экспертной комиссии указанные документы были переданы как макулатура в ООО «Цветочек». На передачу документов оформлена накладная от 23.01.2017 г. №1250.
Подписи:
Незабудкин
Медуницына
Ромашкина
БУХГАЛТЕРСКИЕ УСЛУГИ
Документальное оформление уничтожения документов
Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.
Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.
Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.
Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).
https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin
Передача документов на утилизацию по накладной.
5Фиксирование факта передачи документов в утиль или их физическое уничтожение отдельным актом экспертной комиссии.
https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyright
Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).