Содержание
Для чего создается заявка на покупку продукции?
Заявка на приобретение заполняется со следующими целями:
- Бумага позволяет забронировать нужное изделие.
- Требуется тогда, когда покупатель ранее не мог определиться с покупкой. Предпочтительные для приобретения изделия указываются в заявке.
- Заявка подтверждает согласие покупателя на условия, предложенные поставщиком.
- Документ, составленный покупателем, является основанием для возникновения обязанности по принятию и покупке товара.
Заявка должна быть оформлена правильно. Как правило, она составляется в свободной форме. Однако в документе обязательно должны содержаться все значимые условия. Это не так важно при обычном взаимодействии, но важно при возможном судебном разбирательстве.
https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyright
Заявка обычно составляется в форме соглашения. К этому договору, как и к обычному соглашению, может прилагаться вспомогательная бумага. В заявку могут вноситься изменения после ее составления. Все корректировки должны отражаться в дополнительной договоренности. В заявке обычно указываются сроки поставки продукции.
К СВЕДЕНИЮ! Заявка потребуется при возникновении различных спорных ситуаций. Она нужна для фиксации договоренностей, подтверждения согласия покупателя на поставку.
Что относится к канцелярским товарам: перечень
|
Название |
Перечень |
Описание |
|
Расходные материалы |
|
Они имеют свойство расходования, то есть заканчиваются по истечении какого-то периода времени. |
|
Предметы разного времени использования |
|
Такие вещи изнашиваются, ломаются или теряются. Закончиться они не могут |
В 1993 году постановлением Госкомстата № 17 утвержден конкретный перечень канцелярских товаров. В 2014 году принят общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОКПД 2, содержащий отдельные позиции канцтоваров в разных разделах.
Когда возникает необходимость совершить внешний запрос у поставщика, составляется первый вид заявки. Обычно, в таких случаях, форму документа можно найти в приложениях договора, заключенного с поставщиком.
Внутренние заявки тоже могут быть двух видов:
- на закупку канцелярских товаров;
- выдачу канцелярии со склада.
Если на складе нужной продукции нет, составляется служебная записка с просьбой разрешить закупку необходимой канцелярии. В качестве приложения к ней прикладывается табличный документ с перечнем нужных принадлежностей.
Ответственное лицо выясняет потребности сотрудников в канцелярских товарах. При необходимости производится ревизия. После этого, на основании собранной информации по отделу составляется заявка. Под ней подразумевается документ, включающий письменное обращение ответственного лица к руководителю отдела снабжения.
Обычно, к запросу предъявляются требования:
- В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
- Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
- Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.
Некоторые организации требуют оформить запрос в виде служебной записки. По своей сути, заявка и служебная записка – это два разных документа, несущих одну информативную функцию. Однако, иногда, их оформляют в виде единого документа либо к служебной записке прикладывают приложение с перечнем необходимой канцелярии.
Служебная записка на канцелярские товары, образец которой также не документирован официально, можно составить в свободной форме. Однако, должна содержать обязательную информацию:
- В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
- От кого составлена записка.
- Название документа.
- Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
- Дата оформления и регистрационный номер.
- В основной части документа пишется просьба.
- Дата.
- Виза и расшифровка ответственного лица.
Допускается в служебную записку включить таблицу с необходимыми канцелярскими товарами, либо оформить её отдельным приложением.
Требования
Законом не утверждена форма заявки, а потому она может разрабатываться каждой компанией самостоятельно. Организация может разработать определенную форму, которой должны будут пользоваться покупатели, отправляющие заявку. Создаваемый компанией образец должен соответствовать этим обязательным требованиям:
- У документа должна быть в «шапке». В ней содержится наименование участников сделки, их адреса, номера, факсы, платежные реквизиты.
- В текст следует поместить все данные договора, который является основой сделки. Здесь следует упомянуть про то, что заявка не является основным документом. Это вспомогательная бумага, которая прилагается к базовому соглашению. Его реквизиты и нужно указывать. Прописывается номер договора, дата его оформления.
- У заявки должно быть соответствующее название. Приводятся сведения о предмете заявки: название продукции, ее технические свойства, ассортимент, нужное количество, стоимость.
- Необходимо указать сроки поставки. Если поставка осуществляется в несколько этапов, необходимо задать сроки для каждого из этапов.
- Текст заявки завершается подписями участников сделки, печатями. Если в сделке используются доверенности, прописываются их номера.
Если требуется, можно указать в заявке дополнительную информацию: упаковка товара, габариты, особые условия оплаты. Заявка должна быть отражена в специальном журнале под своим номером.
Разновидности заявок
Заявки подразделяются на эти виды:
- Внешние. Обычно отправляются от покупателя к поставщику. То есть, отправителем является внешний пользователь. Это может быть заявка на поставку продукции/предоставление услуг.
- Внутренние. Отправляются внутри самой организации. К примеру, это могут быть заявки на получение канцтоваров, получение услуг от другой фирмы.
Под заявкой могут пониматься деловые письма о принятии участия в мероприятиях/конкурсах. Иногда заявка оформляется для регистрации различных прав, запросов.
Есть также гарантийное письмо-заявка. Это вид делового сообщения. В нем содержится просьба о выполнении какой-либо просьбы. Важная особенность такой заявки – в ней есть указание на гарантию оплаты.
Заявка может подтверждать получение информации или документов. Она может использоваться и для подтверждения ранее достигнутой договоренности. В завершении документа иногда стоит просьба/предписание, предложение. Заявки подразделяются на виды в зависимости от степени важности, срочности, существенности затронутых вопросов, количеству предпосылок.
https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertise
То есть, документ является практически универсальным. Он актуален для самых различных ситуаций.