Порядок и правила оформления транспортных накладных

Назначение документа

Использованием товарно-транспортных накладных координируется передвижение товаров между поставщиками и получателями. Кроме того, ТТН:

• фиксирует информацию о товаре и стадиях его транспортировки
• при проведении проверок на дороге подтверждает факт того, что перевозка происходит на законных основаниях
• по ее содержанию производятся взаиморасчеты сторон, получатель оприходует, а отправитель списывает товар
• по ней учитывается деятельность водителей, и рассчитываются зарплаты

Количество экземпляров ТТН

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

1. Первый, товарный, относится ко всему, что связано с товаром;
2. Транспортный раздел содержит сведения, касающиеся грузоперевозчика.

Товарно-транспортная накладная всегда выписывается в 4-х экземплярах. Грузополучатель заполняет все 4 экземпляра ТТН, и первый экземпляр ТТН оставляет на руках. Он служит основанием для снятия с учета транспортируемых товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В данном случае ТТН играет роль первичного документа при формировании расходной части баланса.

Остальные три экземпляра ТТН передаются на руки водителю-экспедитору. Главное требование – эти экземпляры должны быть подписаны присутствующими лицами (водителем и представителем компании грузоотправителя) и заверены печатью организации-грузоотправителя.

Второй экземпляр накладной водитель вручает получателю груза. Этот экземпляр служит основанием постановки на учет поступивших товаров.

Третий и четвертый экземпляры ТТН грузополучатель заверяет подписями и печатью организации и передает водителю. Водитель сдает эти экземпляры в бухгалтерию автотранспортного предприятия. Один экземпляр ТТН служит основанием для выставления счета клиенту (заказчику грузоперевозки) и высылается ему вместе со счетом на оплату услуг.

Важная деталь: так как ТТН служит основанием для выплаты заработной платы, оформлять ее нужно при каждом рейсе отдельно независимо от однородности перевозимого товара. Загрузился водитель – получил ТТН. Разгрузился – сдал ТТН в бухгалтерию. 1 рейс – 1 ТТН.

Пример заполнения бланка ТТН (фото)

Накладную № 1-Т требуется оформлять в 4 экземплярах, если груз товарного свойства и подвергается складскому учету:

• один получает отправитель
• второй отправляют грузополучателю
• третий – лицу, оплачивающему перевозку
• четвертый направляется грузоперевозчику для проведения расчета с водителем

Когда перевозится груз, не имеющий товарного характера и не подлежащий складскому учету, требуется 3 экземпляра накладной. Два получает перевозчик: по одному из них производится расчет с поставщиком, а второй должен прилагаться к путевому листку. Третий предназначен грузоотправителю для учета перевозок.

Без заполненной ТТН отправить груз от одного участника к другому невозможно. Образец данного бланка имеется в любой компании, занимающейся продажей или перевозкой товаров. Самым распространенным вариантом стала форма 1-Т для стандартных перевозок.

На практике используются и иные виды ТТН:

• СП-31 для учета перемещения зерна
• СП-32 для учета доставки скота
• СП-33 для перевозки молочной продукции

При перевозке алкогольной продукции прилагается специальная справка.

Оформление транспортной накладной (образец)

Транспортная накладная для перевозок грузов автомобильным транспортом составляется на одну или несколько партий груза, перевозимых на одном автомобиле. Необходимо обратить внимание на оформление транспортной накладной в случае, если груз, который необходимо перевезти, грузится на разные транспортные средства. В таком случае документов заполняется несколько: количество накладных соответствует количеству автомобилей.

Порядок оформления транспортной накладной, правила перевозок грузов автомобильным транспортом утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2011 года № 272. Как заполнить транспортную накладную? Документ подписывается грузоотправителем и перевозчиком или их уполномоченными лицами. Любые исправления должны быть заверены подписями грузоотправителя и перевозчика или их уполномоченными лицами.

Отсутствие записи подтверждается прочерком в соответствующей графе при заполнении транспортной накладной.

Транспортная накладная является достаточно объемной для заполнения, состоит из нескольких разделов и содержит подробную информацию об отправителе, получателе груза, условиях доставки и т.д. Заполнение транспортной накладной начинается с внесения информации о номере экземпляра, дате и номере заявки.

Пример:Грузоперевозчик: ООО «Грузовик» работает по договору от 22 июня 2013 года с ООО «Строитель». Грузополучатель: ООО «Строитель», согласно договору от 22 июня 2013 оплачивает услуги по доставке товара ООО «Грузовик». Грузоотправитель: ООО «Сухие смеси» — отгружает товар со склада представителю ООО «Грузовик». Товар: сухие строительные смеси, расфасованные в мешки по 50 кг. Цена за 1 кг – 5 рублей. Всего партия составляет 15 тонн.

До прихода машины грузоперевозчика отправитель товара (ООО «Сухие смеси») должен частично заполнить все 4 экземпляра товарно-транспортной накладной. На основании данных ТТН ООО «Сухие смеси» спишет с учета, а ООО «Строитель» поставит на учет полученные товары.

1. Вписываем дату выписки товара.
2. Строки «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» заполняются наименованиями организаций, участвующих в сделке. ООО «Сухие смеси» списывает товар (ТМЦ), а ООО «Строитель» приходует поступивший товар.
3. В строке «Плательщик» вписывается наименование организации, фактически производящей оплату за получение груза (в нашем случае это заказчик перевозки и покупатель в одном лице – ООО «Строитель»).
4. Раздел сведений о грузе, относящийся к товарной части накладной необходимо заполнять максимально ясно. Все дело в налоге на добавленную стоимость. При покупке НДС входит в стоимость товара. Организации, для того, чтобы заявить НДС к вычету, должны показать в документах сумму налога отдельно. Действующая форма ТТН является всего лишь рекомендуемой к заполнению. Соответственно, можно от руки вписывать следующую формулировку: «Общая сумма товара, в т.ч. НДС». Это касается всех граф, где указана сумма перевозимого груза.
5. Строка «Отпуск разрешил» заполняется лицом, ответственным за отпуск товарно-материальных ценностей (представителем ООО «Сухие смеси»). Подпись в документе является подтверждением достоверности указанных данных. Подпись должна быть заверена печатью или штампом организации-грузоотправителя.
6. Товарно-транспортная накладная, заполненная и заверенная грузоотправителем, является разрешением на отгрузку и транспортировку товара. Если по какой-либо причине отдельные графы не заполнены, в них обязательно должен стоять прочерк, исключающий возможность что-либо дописать в данной графе.

При невозможности заполнения части бланка товарно-транспортной накладной относительно перевозимых товаров, заполняется специальная форма (производная от основной ТТН). При этом в основной форме делается отметка, что дополнительная форма ТТН составляет неотъемлемую часть основного документа. Этот документ также составляется в четырех экземплярах и прикладывается к путевому листу водителя. Кроме того, он также служит основанием списания и постановки на учет ТМЦ.

По прибытии водителя-экспедитора ООО «Грузовик» производится погрузка товаров ООО «Сухие смеси». После этого начинается заполнение транспортного раздела ТТН. В данном разделе фиксируются договорные отношения грузоперевозчика, предоставляющего автотранспортное средство, с грузоотправителем. Данный раздел служит основанием для учета рабочего времени водителя, расчетов грузополучателя или грузоотправителя с транспортной организацией.

1. Графа «К путевому листу №» заполняется сведениями о путевом листе (номер и дата выдачи ООО «Грузовик» путевого листа). 1 экземпляр товарно-транспортной накладной приобщается к путевому листу.
2. Строка «Организация» заполняется данными об организации-грузоперевозчике. Подробные данные можно взять из путевого листа водителя.
3. Строка «Заказчик»: сюда вписывается наименование организации, заказавшей и оплатившей грузоперевозку, приобретающей товар – ООО «Строитель». Данные вписываются из договора купли-продажи товара.
4. Строка «Водитель» заполняется фамилией и инициалами водителя-экспедитора.
5. Строки «Автомобиль» и «Прицепы» заполняются соответственно, прибывшими на погрузку номерами и марками машин и прицепов.
6. Строка «Удостоверение» содержит полные данные водительского удостоверения водителя-представителя грузоперевозчика.
7. В строке «Лицензионное удостоверение» ставится прочерк. Лицензирование отрасли грузоперевозок отменено.
8. В строке «Пункт погрузки» указывается фактический адрес ООО «Сухие смеси».
9. В строке «Пункт разгрузки» — соответственно, адрес грузополучателя ООО «Строитель».

Таким образом, мы заполнили начало (шапку) транспортной накладной. Идем далее.

1. Графа 1 – наименование товара. Кратко вписываем наименование «сухие смеси».
2. Графа 2 содержит сведения о документах, сопровождающих груз. Сюда могут относиться сертификаты на товар, накладные, свидетельства. В графу 2 вписываются краткие наименования документов с номерами и датами выдачи. Полный пакет документов указанного перечня передается водителю. Водитель, в свою очередь, должен передать эти документы грузополучателю при разгрузке товара.
3. Графа 3 «Вид упаковки» содержит данные о том, во что упакован перевозимый груз. В этой графе допустимы сокращенные названия: ящ., меш., кор. Если товар не упакован, проставляется аббревиатура ну.
4. Графа 4 «Количество мест». Здесь указывается количество мест (единиц) каждого товара поименно. Если в нашем случае мы перевозим 15 тонн, расфасованных в мешки по 50 кг, то количество мест составит 300. Если перевозка товара производится без расфасовки (например, машина песка), количество мест не указывается.
5. Графа 5 «Способ определения массы» заполняется в зависимости от того, как масса груза определяется. При взвешивании груза на весах обязательно указывается их тип: «авт.вес», «тов.вес». Применительно к нашей ситуации использовались обычные товарные весы. Отметка «тов.вес» заносится в графу.
6. Графы 6 и 8 заполняются организацией-перевозчиком.
7. Графа 9 «Масса брутто, тонны» заполняется с погрешностью до 1 кг. По каждому наименованию товара вписывается вес в тоннах, затем указывается общий вес перевозимого товара в тоннах.
8. Графа «Количество ездок» должна содержать сведения о фактически выполненном количестве маршрутов. Если перевозится много однородного товара, допустимо в этой графе проставить общее количество рейсов.
9. Графы, отражающие передачу товара представителем грузоотправителя, должны содержать данные: о номере пломбы (в случаях, когда товар опломбировывается), о количестве мест (прописью), об общей массе товара с погрешностью до 1 кг (прописью).
10. Графа «Сдал» заполняется данными о должности, а также фамилии, имени, отчестве лица, отгружающего товарно-материальные ценности. Подпись и печать свидетельствуют о том, что все документы заполнены верно и товар готов к транспортировке.
11. В графе «Принял водитель-экспедитор» указываются данные водителя, также проставляется его подпись. Это подтверждает, что водитель сверил оттиски пломб, количество мест и принял товар к перевозке. При факте получения груза непосредственно доверенным лицом грузополучателя в этой графе проставляются данные доверенного лица, удостоверяющиеся подписью, а также номер и дата выдачи доверенности.
12. Графа «Транспортные услуги» включает в себя перечень услуг по транспортировке груза (упаковка, маркировка, брезент) с обязательным перечнем и количеством услуг.

По приезду водитель сдает оставшиеся у него на руках два экземпляра ТТН. Оба экземпляра должны быть заполнены соответствующими данными и должны иметь подписи и печати должностных лиц, ответственных за погрузку-разгрузку товаров. В нашем случае это фирмы ООО «Сухие смеси» и ООО «Строитель». В транспортной части накладной перевозчик заполняет следующие строки:

1. «Код заказчика», «Маршрут №», «Гаражные номера прицепов».
2. Графа «Вид перевозки» включает в себя расшифровку сведений о виде оплаты (почасовая перевозка, сдельная, оплата за одну поездку). Также сюда включаются данные о том, сборная это была перевозка или путем догруза, осуществлялся ли заезд на станции (железнодорожные, например).
3. Раздел «Сведения о грузах» заполняется в части граф 6 и 8. В них вносятся данные о коде груза и его классе.
4. Заполнение раздела «Прочие сведения» начинается с граф 20-24. В эти графы вносятся сведения о доставке груза с использованием различных видов дорог (шоссе, грунтовая дорога, целина).
5. Графа 25 содержит код экспедирования товара.
6. Графы 26, 27 могут содержать либо коды оказанных услуг по грузоперевозкам, либо суммы. Отдельно указываются суммы к получению транспортной организации ООО «Грузовик» и сумма к получению водителю-экспедитору.
7. Графы 29 и 30 содержат сведения о территориальных коэффициентах, необходимых для начисления заработной платы водителю. Также здесь указывается коэффициент классности согласно Единому тарификационному справочнику.

Разделы «Расчет стоимости» и «Таксировка» используются бухгалтерами или менеджерами по персоналу для расчета и начисления стоимости услуг по доставке и заработной платы водителю-экспедитору за проделанную работу.

Кажется, что заполнение товарно-транспортной накладной является непосильным трудом. Этот документ заполняется сразу несколькими организациями. Главное при заполнении – соблюдать четкость, внимательность и относительную грамотность. Тогда проблем с заполнением и использованием этого документа не возникнет.

Кем выписывается ТТН

Доставку товара от продавцов к покупателям осуществляет обычно третье лицо – автомобильный перевозчик. Это наиболее распространенная ситуация, в ней действуют 3 стороны:

• поставщик, со складов которого осуществляется погрузка товара
• перевозчик, функция которого – обеспечить доставку товара
• получатель, который принимает перевозимый груз

Возникает резонный вопрос, кто из этих участников договора и на каком этапе занимается заполнением ТТН. Постановлением Госкомстата РФ № 78 (1997 год) определено, что оформлением бланков 1-Т занимается грузоотправитель.

Он заполняет:

1. Товарный раздел (важен при учете ТМЦ). Перечисляются контрагенты, указывается, какой груз перевозится, количество. Эти сведения считаются основой при оприходовании материальных ценностей после получения товара.
2. Транспортный. Важен при учете транспортных услуг. Вписывается, какой транспорт используется, какая организация занимается перевозкой, по какому маршруту она происходит.

Инструкция: Заполнение ТТН (товарно-транспортной накладной)

Довольно часто перевозку осуществляет сам поставщик. Тогда оформление ТТН производится по следующей схеме:

• поставщик (он же отправитель) заносит сведения в ТТН
• вписывает собственные реквизиты и наименования своего транспорта в раздел 2
• одну накладную он удерживает у себя с целью последующего списания товара
• 2 экземпляра направляет получателю

Одна из полученных накладных остается у грузополучателя для учета доставленных товаров, второй передается компании-перевозчику.

По прибытии к месту назначения водитель передает представителю грузополучателя все три экземпляра товарно-транспортных накладных. Грузополучатель начинает заполнение раздела «Погрузочно-разгрузочные работы».

Правила заполнения второго раздела

На лицевой стороне бланка размещен товарный раздел, куда вписываются данные о товаре и контрагентах. Вначале ТТН присваивается номер, ставится дата.

Затем заносятся сведения о:

• грузоотправителе
• грузополучателе
• плательщике

По каждому участнику договора указывается наименование, ОКПО, место, где производится погрузка или разгрузка, телефонные номера.

Заполняется таблица с информацией о том:

• какие товары отгружены (перечнем)
• в каком количестве, с приведением единиц измерения
• в какой упаковке
• каков общий вес груза
• какова цена и общая сумма без НДС

Отдельно нужно составить товарную накладную (ТОРГ-12 и счет-фактуру) для исчисления НДС.

Требуется поставить подписи руководителя поставщика, главного бухгалтера, лиц, отвечающих за загрузку. Проставляется печать, указывается дата. При вручении документа водителю он ставит реквизиты доверенности от своего работодателя.

Информация в этом разделе посвящена описанию транспорта и компании-перевозчика.

Заполнение производится по следующей схеме:

• указывается дата доставки груза
• вносятся реквизиты перевозчика
• вписывается номер машины, ее марка
• указываются реквизиты заказчика, то есть стороны, оплачивающей услуги перевозчика
• ФИО водителя, реквизиты его удостоверения
• фиксируются пункты отгрузки и разгрузки с указанием фактических адресов
• если предусмотрен прицеп, вносятся сведения об этом

Справа вписывают номер путевого листка. В таблицу заносятся данные о товаре с его точным наименованием, отражаются упаковка, количество, вес.

После таблицы идет пункт «груз сдал» – «принял». Потребуется подпись с полной расшифровкой лица, производящего отгрузку, вписывается его должность. Водитель также ставит подпись.

Правая часть остается свободной: ее заполняют после прибытия груза по назначению, когда получатель принимает его. Приняв груз, он расписывается в том, что товар получен в сохранности, претензий нет, а водитель тоже расписывается в знак того, что передал груз заказчику.

Пункт «Погрузочно-разгрузочные операции». Вписывается, кто занимается погрузочно-загрузочным процессом, как он производится, фиксируется начало и конец работы.

«Прочие сведения» заносятся перевозчиком. Это важно, чтобы исчислить стоимость услуг, рассчитать зарплату водителю.

Видео о необходимости ТТН:

1. Графа 11 «Исполнитель» содержит сведения о том, кто конкретно производил погрузку (грузоперевозчик своими силами, представители грузоотправителя или сторонняя организация).
2. Графа 14 «Способ» — сведения о способе погрузки: автоматизированный (с использованием погрузчиков), ручной, наливной или насыпной.
3. Графа 13 отражает данные о том, какая техника или оборудование были использованы при том или ином способе погрузки.
4. В графах 16 и 17 ставится время (часы и минуты) прибытия машины под погрузку и убытия после окончания погрузочных работ. Графа 18 включает в себя сведения о дополнительных видах работ.

Прибытие под погрузку определяется временем предъявления путевого листа лицу, ответственному за отпуск ТМЦ. Время убытия – с момента проставления в товарно-транспортной накладной подписей о приемке товара к транспортировке. Графа 19 «Подпись ответственного лица» заполняется представителем грузоотправителя (ООО «Сухие смеси»).

1. Графа 11 «Исполнитель» — указывается непосредственный исполнитель разгрузочных работ (сам грузополучатель, привлеченная сторонняя организация).
2. Графа 12 «Дополнительные операции» — перечисляются все действия сверх разгрузки, связанные с приемом товара (взвешивание, пересчет).
3. Графа 13 «Приспособления и механизмы» — указываются механизмы и оборудование, при помощи которых производилась разгрузка.
4. Графа 14 «Способ разгрузки» — перечень способов разгрузки. Она может производиться частично ручным, частично механизированным способом.
5. Графы 16,17 «Время прибытия», «Время убытия». Определяется так же как при погрузке. Как только водитель предъявил путевой лист и три экземпляра ТТН грузополучателю, в них проставляется время прибытия транспорта. Время убытия определяется окончанием разгрузочных работ и передачей водителю оставшихся экземпляров накладных. Строка «Транспортные услуги» содержит перечень услуг, оказанных водителем-экспедитором при транспортировке груза.
6. Графа 18 «Дополнительные операции». Эта графа включает перечень дополнительных операций, необходимых для осуществления процесса разгрузки.
7. Графа 19 «Подпись ответственного лица». В этой графе проставляется подпись лица, осуществляющего приемку товара. Своей подписью представитель грузополучателя подтверждает правильность заполнения товарно-транспортной накладной и соответствие фактически полученного товара количеству и весу товара, указанного в ТТН.
8. Строки, содержащие данные о приеме-передаче товара должны содержать сведения о номерах пломб, если товар был опечатан. Также указывается общий вес товара и количество мест. Кроме того, если товар неоднороден (доставлено несколько наименований различных видов) по каждому наименованию указывается вес с погрешностью до 1 кг (цифрами и прописью).

Строка «Принял» заполняется представителем грузополучателя с указанием фамилии и инициалов, а также должности. Данные заверяются подписью и штампом организации. Строка «Сдал» заполняется аналогичными данными водителя-экспедитора.

Вывоз организовывает заказчик

Иногда заказчик организует перевозку собственным транспортом, то есть самовывозом (франко-склад). В этой ситуации накладная не составляется. В этом нет необходимости, груз сразу вручается получателю и ответственность за его сохранность несет только он. Это регламентируется ст. 459 ГК РФ.

Накладная служит подтверждением того, что подписан договор по перевозке. В данной ситуации договора нет, значит и ТТН не понадобится (ст. 785 ГК РФ).

Заказчик может нанять автомобиль для перемещения груза. ТТН не составляется, здесь заказчик выступает одновременно в роли поставщика и получателя, сам отгружает товар со склада.

Инструкция: Заполнение ТТН (товарно-транспортной накладной)

При привлечении специализированных компаний по перевозке правила заполнения ТТН аналогичны условиям оформления при доставке покупателем.

Но потребуется оформить 4 экземпляра:

1. Первый для грузоотправителя (для доказательства факта отгрузки товара).
2. Второй предназначается получателю для принятия товара к учету.
3. Третий экземпляр перевозчик отдает стороне, оплачивающей перевозку (подтверждается факт перевозки).
4. Четвертый требуется приложить к путевому листку и использовать для исчисления зарплаты водителю автомобиля.

Заполнение первого раздела

Вместо бланка № 1-Т предприятия вправе использовать и формы, разработанные на своих предприятиях. Собственный бланк ТТН разрешается, когда перевозка происходит без составления договора, на автомобиле продавца, а все издержки включаются в окончательную цену товара.

Когда транспортировка производится грузоперевозчиком по оформленному договору, то требуется типовая накладная (п. 2 ст. 785 ГК РФ).

Обязательные реквизиты

Исходя из специфики товара и условий его транспортировки, в ТТН фиксируется разная информация.

Но требуется обязательно заполнить некоторые пункты, без которых ТТН, как любой документ первичного учета, не будет считаться действительным. Вначале документу присваивается номер, затем вписываются:

• название документа
• дата оформления
• наименование отправителя
• основание составления накладной (например: товар передается для перевозки и принятия его получателем)
• общее количество
• стоимость
• должности лиц, составляющих данный документ, с подписями и печатями (штампами)

Организациям разрешается разрабатывать собственные бланки накладной. Главным условием является требование отразить все необходимые по закону пункты. То есть добавлять дополнительные графы или столбики допускается, но убирать уже существующие в утвержденном бланке нельзя.

Заполнение товарно-транспортной накладной автотранспортной организацией – грузоперевозчиком (ООО «Грузовик»).

После занесения обязательной информации о контрагентах и отгружаемом товаре необходимо заполнить строку «Плательщик». Иногда поставщик сам оплачивает сделку, но встречаются и другие случаи, например, оплата по поручению.

Сведения о грузе необходимо продублировать в товарных накладных или приложить специализированную форму ТОРГ-12. Цифровые данные необходимо вписать прописью.

Заносятся реквизиты доверенности водителя, затем все уполномоченные лица ставят свои подписи в левой части первого раздела. Водитель также расписывается (в правой части).

После доставки груза получатель ставит отметки о состоянии груза, вписывает свои претензии, если они появились. Кладовщик расписывается в получении.

Компания-перевозчик заполняет второй раздел, который касается транспорта. После указания подобных сведений о себе, перевозчик переносит в данный раздел из лицевой части документа данные плательщика.

Приводится информация о водителе и автомобиле, пункты погрузки и выгрузки.

Далее в таблице указываются все сведения о грузе, перечисляются сопроводительные документы. Кроме того, нужно зафиксировать способ измерения массы груза, число мест, вес брутто, а также информацию о наличии пломб.

Затем ставятся подписи лиц, которые подписали документ в лицевой части. Водитель расписывается дважды: при отгрузке и после доставки груза.

Если ТТН без печати

Если отсутствие подписей делает любой бланк формы ТТН недействительным, то с печатью такой ситуации не возникает. Согласно п. 9 Правил, установленных Правительством РФ (Пост. № 272 от 15. 04. 2011), проставление печатей на бланках 1-Т производится по желанию сторон, закон не обязывает их использовать печати или штампы. Всем участникам договора достаточно поставить свои подписи.

ТТН считается значимым первичным документом учета для каждого участника договора транспортировки груза. Она важна для решения многих проблем, возникающих при перевозках и учете материальных ресурсов от одного участника договора к другому.