Образец спецификации к договору поставки — основные виды и правила оформления

Особенности оформления и составления

Жёсткие стандарты по её заполнению с указанием конкретных граф, строк и столбцов в российском законодательстве отсутствуют. Допускается оформление в свободной форме.

Исходя из богатой накопленной сложившейся практики предпринимательства, самым рациональным будет записать спецификацию в табличной форме с указанием по каждому наименованию и другим отличительным чертам изделий следующие графы:

• №(номер по порядку);
• полное наименование единицы продукции;
• его соответствие ГОСТу, другим установленным стандартам, подтверждающим качество и индивидуальные признаки;
• указание его характеристик;
• единица измерения(штук, килограмм, тонн, погонных метров и т. д.);
• цена за единицу;
• количество продукции;
• сумма по партии поставляемого товара.

После записи во все строки по каждой индивидуальной единице продукции в конце таблицы подсчитывается общая стоимость отгрузки по данной спецификации, сумма налога на добавленную стоимость и окончательный итог с учётом НДС.

После заполнения таблицы в следующих абзацах указываются существенные правила отгрузки:

1. условия транспортировки согласно правилам Инкотермс или в другом определённом сторонами порядке;
2. сроки поставки;
3. место доставки, условия складирования, упаковки и хранения.

Если необходимо заключение сделки с индивидуальным предпринимателем, то будет полезна информация о том, на основании чего действует ИП в договорах.Правила заполнения доверенности на получение товара описаны в следующей статье.Особенности составления уведомления о расторжении договора изложены в данном материале.

Правила заполнения

Это важнейшее приложение к соглашению о поставке заполняется на отдельном стандартном листе формата А4 и заверяется подписями и печатями ответственных представителей продавца и покупателя.

Спецификация имеет такую же юридическую силу, как сам договор.

Образец Спецификации к договору поставки

В верхней части обязательно указывается дата и место подписания, полная ссылка на номер договора поставки и наименования предприятий, должности представителей сторон, которые заверяют спецификацию своими подписями и печатями продавца и покупателя.

В заключительной части приводятся полные реквизиты договаривающихся сторон. Они должны совпадать с теми, которые указаны в основном договоре.

Если общий перечень отгружаемых согласно спецификации изделий, не помещается на одном листе, её заполняют на следующих страницах. Каждая страница заверяется подписями уполномоченных сторонами лиц и печатями контрагентов.

Наиболее важные нюансы документа (цены, общая стоимость, условия транспортировки, сроки и место доставки) желательно выделить жирным шрифтом.

Спецификация на поставку товара

Неотъемлемой частью договорных обязательств между сторонами на поставку товарно-материальных ценностей является документ под названием «спецификация». Она прилагается к договору поставки.

Не всю информацию можно изложить в самом договоре поставки товара, да это и не нужно. Законодательство разрешает изготавливать приложения к договору.

• Данные документы будут являться неотъемлемой частью самого договора и будут иметь такую же юридическую силу как основное соглашение.
• Однако, необходимо знать, что приложения, отдельно от договора не используются, более того могут быть признаны недействительными.
• Правила составления спецификации

Одним из таких приложений может являться спецификация к договору поставки, образец данного документа размещен в конце этой страницы. Такой документ составляется в письменной форме и прилагается к каждому экземпляру договора. Законодательством не запрещается составление спецификации в ином, нежели письменном, виде.

К таким видам могут относиться:

• электронные письма,
• телеграфные сообщения,
• телефонные переговоры,
• факсимильные сообщения и т.д.

Используя альтернативные средства связи, необходимо помнить о том, что в случае возникновения претензий у сторон по исполнению договора поставки товара, им придется доказывать, что информация, изложенная в спецификации была передана контрагенту, а последний ее принял к исполнению. По этому, по возможности, старайтесь всегда дублировать информацию с помощью испробованной временем письменной корреспонденции.

Какие виды документа могут быть

Договорами могут предусматриваться специальные формы, бланки спецификации к договору поставки. В случае их утверждения сторонами в письменном документе, соблюдение формата обязательно для всех участников сделки.

Поставка товара в рамках договора может иметь как одноразовый характер, так и систематический (многоразовый). В случае неоднократных поставок, спецификация может постоянно меняться в зависимости от коньюктуры и других обстоятельств.

Основные характеристики текущей поставки

• номенклатура,
• цена,
• сроки,
• количество,
• гарантии и т.д.,

должны каждый раз предварительно утверждаться контрагентами.

При необходимости, к спецификации могут прилагаться образцы поставляемого товара, или его составляющих. Например, для поставки внутридомовых дверей, сторонами заранее может утверждаться цвет, с приложением образцов колеровки.

В спецификации целесообразно указать следующую информацию

1. Реквизиты контрагентов и их полномочных представителей.
2. Дата составления документа и сроки поставки товара.
3. Технические характеристики объектов поставки.
4. Сроки, цена, количество и качество, принадлежности (технические паспорта, сертификаты, гарантии и т.д.) и другие существенные условия. 

Документ подписывают представители сторон и скрепляют их своими печатями. В случае представительства на основании доверенности, рекомендуется оригиналы доверенностей прикладывать к спецификациям.

В настоящее время, все большее распространение получает торговля по Интернету. В случае поставки товаров с помощью глобальной сети, практикуется составление спецификации в электронном виде.

В некоторых случаях, для заключения договора и согласования спецификации используются правила публичной оферты. В таком случае, доказательством согласования всех условий будет являться распечатка электронного документа и факт оплаты товара.

1. Приложение № 45
2.                                                                              к Договору № 345/990/АПР
3. от 14 сентября 2014 года
4. Спецификация  
5. Примечание: в графе «Материалы» указывается наименование, цвет, фактура и иные показатели материалов.
6. Условия   поставки:  
7. Условия оплаты: оплата производится в два этапа:

• Первый этап:авансовый платеж в размере 37,9 % стоимости материалов, в срок не позднее 3 (трех) банковских дней со дня выставления счета Продавцом;

и т.д…

Полный образец спецификации на поставку товара размещен в прикрепленном файле.

Договор поставки является основным документом при оформлении заказа между поставщиком товара и заказчиком.

• Для предотвращения проблем и несогласованностей необходимо грамотное составление как соглашения, так и всех приложений к нему, в число которых входит спецификация.
• В соглашении прописываются ключевые положения, а специальная и уточняющая информация касательно поставляемого товара содержится в спецификации.
• Рассмотрим особенности спецификации к договору поставки в 2020 году, образец и правила заполнения.

Основные моменты

В этом разделе расскажем вам, что представляет собой спецификация, обязательна ли она, в какой форме она прикрепляется к договору поставки, какими нормативными актами регулируется ее составление и какая информация должна в ней содержаться.

Что это такое

Спецификация к договору представлена в форме письменного приложения к соглашению, которое формируется с целью указания количественных и качественных параметров поставляемой продукции.

Данный документ действует в течение срока действия основного соглашения. Актуальность спецификации очевидна, если поставляемая продукция меняется по количественным характеристикам, а также по категориям и видам.

В случае больших поставок разных по характеру товаров оптимальным вариантом станет не включение в текст соглашения, а выделение в спецификацию по причине большого объема.

Есть список необходимых данных, которые в обязательном порядке нужно указывать в спецификации:

• номер документа;
• наименование поставляемой продукции согласно накладной;
• указание ГОСТов продукции;
• единицы измерения и четко прописанное количество продукции;
• сумма соглашения (сумма без НДС, потом налог и совокупная сумма, включая НДС).

Также в большинстве случаев стороны прописывают условия поставки при необходимости и параметры тары или товарной упаковки.

О наличии спецификации должна быть сделана пометка непосредственно в соглашении о поставке.

Данный документ согласовывается и подписывается сторонами, в ином случае она не считается действительной.

Спецификация в качестве неотъемлемой части договора	Являющаяся приложением к соглашению
Спецификация как часть расчетной документации	Прилагаемая к счету-фактуре
Отгрузочная товарно-сопроводительная спецификация	Оформляемая к каждой поставляемой партии продукции

Ключевым предназначением спецификации выступает согласование предмета соглашения поставки.

Документ должен включать все существенные для конкретного соглашения параметры поставляемого товара или выполняемых работ.

Достижение договоренности касательно предмета договора или его несогласование несет основное значение для факта заключения соглашения.

1. Для подписания всех категорий соглашений купли-продажи и договоров поставки нужно как минимум достигнуть договоренности в отношении названия продукции и ее точного количества.
2. Прочие существенные условия и параметры могут быть определены как обязательные для согласования.
3. В соглашении о поставке должна содержаться ссылка на спецификацию, рекомендуется ее индивидуализация посредством присвоения порядкового номера и даты оформления.
4. В ситуации, когда в соглашении не прописаны все параметры товара и имеется ссылка на спецификацию, тогда накладные и счета-фактуры не выступают в качестве обязательных подтверждений согласования объекта договора.
5. Также немаловажным является роль спецификации в том факте, что в ней прописываются предварительно одобренные требования к качественным характеристикам, ассортименту, комплектации, упаковочным материалам.

Непосредственно на базе спецификации выполняется приемка продукции ответственными сотрудниками.

Поэтому нужно максимально подробно указать информацию о товаре, который планируется поставлять, чтобы избежать проблем и недопонимания в процессе отгрузки.

Правовая база

• Основным нормативным актом, регулирующим взаимоотношения в процессе поставки товара, выступает ГК РФ.
• Прочие нормативные документы в данной сфере:
• Также необходимо руководствоваться инструкциями и постановлениями в отношении процедуры приема товара, оценки его качества и прочими.

В ст. 429.

1 ГК РФ прописана возможность оформления рамочного соглашения, то есть договора, где прописаны ключевые моменты, которые корректируются и уточняются дальнейшей документацией.

Такой вид оформления документации чаще всего применяется при долгосрочном сотрудничестве.

В качестве бумаги для конкретизации основных условий предлагается использовать спецификацию к соглашению о поставке. Ею предусмотрено определение партии поставки и прочих важных условий.

В данном разделе мы вам расскажем, в каких случаях появляется необходимость составления спецификации, кто является ответственным сотрудником за данный момент.

А также, как следует грамотно и юридически правильно заполнять спецификацию на поставку пиломатериалов, строительных материалов, оборудования, а также разберемся в процедуре согласования всех нюансов с деловыми партнерами.

1. Спецификации в рамках договора поставки оформляются сторонами несколько раз в случае поставки отдельных партий разного по характеристикам товара.
2. Это означает, что соглашение о поставке подписывается единожды, а спецификации с определением состава и объема товара подписываются при необходимости заказа новой партии продукции.
3. В случае надобности внесения изменений партнеры уведомляют друг друга при помощи заявления или в иной форме.
4. В случае использования спецификации как приложения к расчетной документации, она должна оформляться каждый раз при отгрузке и поставке продукции с перечнем доставленного товара и его характеристик.
5. В стандартном случае использования документа как приложения к соглашению она подписывается сторонами при очередной поставке новых партий прежнего товара или нового вида товара.

Кто этим занимается

В предпринимательской практике применяется два подхода к заключению договоров и спецификаций в компании – централизованный и децентрализованный.

При централизованном методе предполагается наличие специального отдела со специалистами или рабочей группы, которые решают вопросы касательно составления и заключения договоров.

Задачей исполнителя является доставка соглашения или оферты в данное подразделение, а специалисты занимаются дальнейшим согласованием, заключением и хранением договоров и спецификаций.

Предисловие

Цели, основные принципы и основной порядок проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены в ГОСТ 1.0-2015 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2-2015 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, обновления и отмены»Сведения о стандарте

1 РАЗРАБОТАН Открытым акционерным обществом «Центр методологии нормирования и стандартизации в строительстве» (ОАО «ЦНС»)

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом ТК 465 «Строительство»

Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97	Код страны по МК (ИСО 3166) 004-97	Сокращенное наименование национального органа по стандартизации
Азербайджан	AZ	Азстандарт
Армения	AM	Минэкономики Республики Армения
Беларусь	BY	Госстандарт Республики Беларусь
Казахстан	KZ	Госстандарт Республики Казахстан
Киргизия	KG	Кыргызстандарт
Молдова	MD	Молдова-Стандарт
Россия	RU	Росстандарт
Таджикистан	TJ	Таджикстандарт
Узбекистан	UZ	Узстандарт

4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 декабря 2013 г. N 2310-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 21.110-2013 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 января 2015 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает форму и общие правила выполнения спецификации оборудования, изделий и материалов в составе рабочей документации для строительства объектов различного назначения.

Настоящий стандарт устанавливает формы и правила выполнения следующих конструкторских документов изделий машиностроения и приборостроения:- документы, содержащие текст, разбитый на графы:спецификация,ведомость спецификаций (ВС),ведомость ссылочных документов (ВД),ведомость покупных изделий (ВП),ведомость разрешения применения покупных изделий (ВИ),ведомость держателей подлинников (ДП),ведомость технического предложения (ПТ),ведомость эскизного проекта (ЭП),ведомость технического проекта (ТП),ведомость документов в электронной форме (ВДЭ),таблицы (ТБ);

1 Текстовые электронные документы в содержательной части должны иметь все данные, необходимые для их вывода на средства отображения информации или на бумажный носитель в соответствии с требованиями настоящего стандарта.

2 Выполнение текстовых документов — по ГОСТ 2.105.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использована ссылка на следующий межгосударственный стандарт:ГОСТ 21.101-97* Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации________________* В Российской Федерации действует ГОСТ Р 21.1101-2013. Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год.

3 Термины и определения

3.1 спецификация оборудования, изделий и материалов: Текстовый проектный документ, определяющий состав оборудования, изделий и материалов и предназначенный для комплектования, подготовки и осуществления строительства.

4 Общие требования

4.1 Спецификацию оборудования, изделий и материалов (далее — спецификация) составляют по форме 1 ко всем основным комплектам рабочих чертежей, кроме основных комплектов рабочих чертежей конструктивных решений (железобетонных, металлических и деревянных конструкций).Если основной комплект рабочих чертежей одной марки разделен на несколько комплектов той же марки, то спецификацию составляют к каждому из этих комплектов.

Допускается модифицировать форму спецификации, например, включать в нее дополнительные графы, изменять размеры граф (кроме размеров граф основной надписи и дополнительных граф к ней), в соответствии с требованиями, установленными в стандартах организаций.Допускается не печатать горизонтальные линии, разграничивающие строки спецификации, при этом необходимо соблюдать интервал не менее одного разряда печати между текстами соседних строк.

4.2 Спецификацию выполняют на бумажном носителе и/или в виде электронного документа.Спецификация в виде электронного документа в содержательной части должна иметь все данные, необходимые для ее вывода на средства отображения информации или на бумажный носитель в соответствии с требованиями настоящего стандарта.

4.3 В спецификацию включают все оборудование, материалы и изделия, предусмотренные рабочими чертежами соответствующего основного комплекта.

4.4 Если в производственном здании (сооружении) предусматриваются пристроенные или встроенные части, в которых размещаются вспомогательные помещения, то спецификацию составляют по частям, например:- производственная часть;- вспомогательная часть.Если в жилом здании предусматриваются пристроенные или встроенные части для размещения предприятий и учреждений общественного назначения, то спецификацию также составляют по частям:- жилая часть;- вспомогательная часть.

4.5 Спецификацию или ее части, как правило, составляют по разделам и, при необходимости, — подразделам. В пределах каждого раздела (подраздела) оборудование, изделия и материалы размещают по группам, а в пределах групп — в порядке возрастания их основных параметров (например, типа, марки, диаметра, сечения, габаритных размеров и т.п.).

Наименования частей, разделов и подразделов записывают в графе «Наименование и техническая характеристика» в виде заголовка, симметричного тексту, и подчеркивают. При этом заголовок раздела и подраздела должен быть отделен от текста интервалом в одну-две строки. Заголовок допускается не подчеркивать.

4.6 В спецификацию не включают отдельные виды изделий и материалы, номенклатуру и количество которых определяет строительно-монтажная организация, исходя из действующих технологических и производственных норм.

4.7 В спецификации указывают:- в графе «Поз.» — позиционные обозначения* оборудования и изделий, предусмотренные рабочими чертежами соответствующего основного комплекта;________________* Позиционное обозначение может быть цифровым или буквенно-цифровым.- в графе «Наименование и техническая характеристика» — наименования оборудования, изделий, материалов, их технические характеристики в соответствии с требованиями стандартов, технических условий и другой технической документации, а также другие необходимые сведения.

При записи материала указывают его условное обозначение, установленное в стандарте или другом нормативном документе. Перед наименованием оборудования, изделий и материалов указывают их порядковый номер записи в спецификацию (как правило, в пределах раздела).В спецификации, выполненной в электронном виде, горизонтальную черту, входящую в обозначение материалов (проката, труб и т.п.

), допускается заменять на косую черту (/):- в графе «Тип, марка, обозначение документа, опросного листа» — тип, марку оборудования, изделия, обозначение стандарта, технических условий или другого документа, а также обозначение опросного листа**, если порядок заказа предусматривает составление опросных листов;

________________** Формы опросных листов устанавливает изготовитель оборудования или изделия.- в графе «Код продукции» — код продукции (оборудования, изделия, материала) по классификатору продукции страны — разработчика рабочей документации***. Если в стандартах, технических условиях, каталогах и др.

— в графе «Поставщик» — наименование (адрес) изготовителя или поставщика оборудования (для импортного оборудования — страну, фирму);- в графе «Ед. измерения» — обозначение единицы измерения;- в графе «Кол.» — количество оборудования, изделий, материалов:- в графе «Масса 1 ед., кг» — массу единицы оборудования, изделия в килограммах.

4.8 В спецификации при записи оборудования и изделий индивидуального изготовления графы «Тип, марка, обозначение документа, опросного листа» и «Код продукции» не заполняют, а в графе «Масса 1 ед.. кг» указывают ориентировочную массу единицы оборудования.

4.9 При применении импортных оборудования, изделий и материалов их записывают с теми наименованиями и обозначениями, которые содержатся в сопроводительной технической документации (документах на поставку).Допускается одновременно указывать аутентичные обозначения и наименования на русском языке.

4.10 Спецификации оборудования, изделий и материалов присваивают обозначение, состоящее из обозначения соответствующего основного комплекта рабочих чертежей по ГОСТ 21.101 и через точку шифра «СО».Пример — 2345-11-ТХ.СО, 2345-11-ОВ.СО, 2345-11-АТХ1.СО

4.11 Первым листом спецификации является титульный лист, выполняемый по форме 15* ГОСТ 21.101 на листе формата А4.________________* Форма 13 ГОСТ Р 21.1101-2013.Листы спецификации оформляют основными надписями:- заглавный** — по форме 5 ГОСТ 21.101;________________** Для текстового документа, выполняемого с титульным листом и оформляемого основными надписями, заглавным является следующий лист после титульного.

4.12 На титульном листе наименование спецификации приводят с указанием наименования соответствующего основного комплекта рабочих чертежей.Примеры

1 Спецификация оборудования, изделий и материалов архитектурных решений.

2 Спецификация оборудования, изделий и материалов наружных сетей водоснабжения и канализации.Наименование документа в основной надписи на заглавном (первом) листе допускается приводить сокращенно: «Спецификация оборудования, изделий и материалов».

4.13 Спецификацию оборудования, изделий и материалов записывают в разделе «Прилагаемые документы» ведомости ссылочных и прилагаемых документов, входящей в общие данные по рабочим чертежам соответствующего основного комплекта.

Форма 1 — Спецификация оборудования, изделий и материалов

УДК 658.516:002:69:006.354	МКС 01.100.30
Ключевые слова: спецификация оборудования, изделий и материалов, правила выполнения, рабочая документация, основной комплект рабочих чертежей, прилагаемые документы

Электронный текст документаподготовлен АО «Кодекс» и сверен по:официальное изданиеМ.: Стандартинформ, 2019