Адаптация персонала: цели, методы, способы

Содержание

Для чего нужна система адаптации персонала в организации

Система адаптации персонала — важнейший элемент общей системы управления кадрами в компании. Система адаптации — это полный комплекс мероприятий, позволяющих сотрудникам освоиться, побороть стресс, который возникает из-за новой обстановки, условий труда, нового коллектива, дополнительных функций. Адаптация в трудовом коллективе обычно длится 4–8 недель.

Однако если нет адекватной системы адаптации, новые работники вынуждены бороться со стрессом, налаживать контакт с коллективом и привыкать к новой обстановке, а не сосредотачиваться на своих обязанностях. В этом случае фирма рискует понести убытки. Именно поэтому в современных компаниях разработке системы адаптации персонала уделяют повышенное внимание.

Система адаптации обладает сложной структурой и включает в себя меры социально-психологической, организационной, технологической, профессиональной, психофизиологической адаптации. Пока сотрудник адаптируется, он изучает свои обязанности, новый коллектив, условия работы, историю, традиции, культуру предприятия, внутренний распорядок, налаживает контакт с другими сотрудниками, становясь частью коллектива.

В разных компаниях система адаптации формируется по-разному и может состоять из разных инструментов и методов. Обычно с новичками беседуют, проводят для них тренинги, выбирают им наставников, помогающих включиться в рабочий процесс, выдают справочные и информационные материалы, проводят экскурсии по компании, вовлекают в корпоративные мероприятия.

Полноценная адаптационная система выгодна как организации, так и персоналу. Для предприятия она полезна тем, что сокращает период привыкания сотрудника, помогая ему выйти на необходимый уровень производительности. Кроме того, адаптационная система сводит вероятность серьезных проблем, связанных с ошибками новых работников, к минимуму. Она бережет время опытных сотрудников, так как им не нужно опекать новичка. Кроме того, система адаптации персонала сокращает текучесть кадров.

Для сотрудников адаптационная система тоже важна. Мероприятия по адаптации персонала помогают новичку быстрее освоиться в коллективе, обрести нужные знания и навыки для работы, побороть стресс, справиться с повышенной тревожностью, ощутить поддержку компании, стать уверенными в своих возможностях и значимости в коллективе при достижении общих целей.

Метод неформализованного сопровождения.

Внедрение адаптации персонала таким путем наиболее эффективно, но только если проводятся мероприятия, направленные на решение конкретной задачи. Это метод предполагает ведение новичка, что, конечно, отнимает время.

При составлении плана адаптации сотрудников менеджер по персоналу должен четко рассчитать, сколько времени потребуется для его реализации. При этом каждый аспект внедрения нового специалиста учитывают в рамках системы финансового поощрения. Менеджер по персоналу должен познакомить новичка с коллективом и рассказать об основных нюансах работы.

Метод проведения мероприятий.

Задача менеджера по подбору персонала — организовать мероприятия, в рамках которых новичок мог бы лично познакомиться с другими сотрудниками. Такой подход улучшает взаимоотношения в коллективе. Через определенный период после прихода нового специалиста, как правило, организуют внеплановое посещение ресторана или торжество в честь именинников. В больших компаниях нередко организовывают мини-мероприятия для конкретных подразделений.

Задача руководителя — подготовить новичка к корпоративу и дать определенные советы:

как лучше одеться, уместно ли будет шутить на мероприятии;
как выбрать тему и начать беседу;
нужно ли произносить на корпоративе тосты.

Если традиции предприятия предполагают самопрезентацию, новичку следует помочь ее подготовить, а также порекомендовать, с кем побеседовать на мероприятии.

Адаптировать нового сотрудника можно в рамках корпоратива в честь успешного завершения квартала или достижения запланированных целей в ушедшем месяце. Помните, перед мероприятием работника лучше заранее познакомить с коллективом. В противном случае праздник не доставит ему радости, а лишь заставит нервничать.

Метод корпоративного PR.

В соответствии с ним составляют особый список требований к поведению в компании. Каждая организация формирует собственный перечень, в основе которого лежит специфика работы и принятая модель поведения персонала. Также в перечне может быть сказано о дресс-коде, трудовом графике и выходных, правилах организации рабочего места и проч.

Командный тренинг.

Метод, в отличие от других, используют нечасто. К примеру, если персонал очень сплочен и дружен, то появление нового человека — профессионала в своей области — вызывает негатив. Благодаря командным тренингам снимается напряженность, а новый руководитель лучше понимает, какая система взаимоотношений сформировалась в коллективе.

На командном тренинге каждый сотрудник может высказать претензии к новичку. Перед тренингом работников нужно проинструктировать, рассказав о нормах и правилах. Если все пройдет благополучно, межличностные отношения в коллективе улучшатся.

Командный тренинг проводят в формате деловых игр или методом кейсов. Чаще всего компании приглашают для этого опытных коучей.

Методы организационной адаптации.

Новичок должен понимать, что ему предстоит делать на своей должности. Если он усвоит основные правила и сможет грамотно выстроить отношения с персоналом, то быстро и легко адаптируется. Допустим, работник отправляется в командировку. В этом случае ему придется узнавать, как приобрести билет, где взять деньги, какие документы понадобятся. После знакомства с коллегами таких вопросов у него не возникнет.

Инструктаж в подразделениях.

Новому специалисту предоставляют всю информацию о требованиях для каждого подразделения. В любом отделе есть свои правила, которым обязаны следовать все работники.

Все требования необходимо зафиксировать на бумаге и структурировать так, чтобы любой работник мог их усвоить. Если сотрудник не воспримет правила, то наверняка потратит много времени на выявление нюансов в работе. Поэтому правила должны быть понятны для любого. Целесообразно привлечь к их разработке самих сотрудников.

Об основных требованиях новому работнику лучше рассказать еще в ходе начального инструктажа. Впоследствии он сам узнает остальные правила работы в том или ином подразделении.

Более подробно о методах адаптации персонала вы можете узнать из видеоролика.

Как работают все методы адаптации персонала

В зависимости от специфики компании и категории принимаемых сотрудников составляется индивидуальная программа адаптации. В случае, если она направлена на введение в курс дела новых работников, она имеет первичный вид. К работнику, оказавшемуся на новой должности в результате ротации, а также к женщине, вышедшей на работу после длительного декретного отпуска на сохранившееся место, применяется вторичный вид адаптации.
Цель программы – максимально точно отобразить перед работником его рабочие обязанности и сделать процесс акклиматизации в коллективе более спокойным и плавным. Все элементы системы являются взаимосвязанными и взаимодополняющими.

Программа адаптации новых сотрудников проводится в следующих направлениях:

1. Организационная.
Направлена на предоставление работнику информации об истории компании, ознакомление с ее структурой, внутренней культурой, основными правилами работы и распорядком рабочего дня. Цель организационной адаптации – выстроить линию установок и принципов, которых обязан придерживаться сотрудник в процессе работы. Сотруднику предоставляется информация об оплате труда, системе штрафов, льгот, перспектив продвижения по карьерной лестнице.

2. Социально-психологическая.
Новый сотрудник при поступлении на работу в компанию остается «один на один» с уже сложившимся коллективом. На этом этапе важно помочь ему понять правила взаимодействия в коллективе и принять установленные нормы. Первым пунктом адаптации этого направления является официальное представление работника коллегам, руководству. Данные мероприятия помогают преодолеть чувство скованности, «чужеродности», быстрее влиться в сформированный штат работников.
Большая удача, если новый работник в ближайшее время примет участие в корпоративном мероприятии. Такое взаимодействие наиболее эффективно раскроет и новичка, и коллектив.

3. Профессиональная.
Цель программы – введение сотрудника в круг его профессиональных обязанностей, а также выработка определенных личностных качеств для развития положительного отношения работника к его должности. В программе: ознакомление сотрудника с рабочим местом, инструктажами, условиями работы. Новичкам, не имеющим опыта, предлагаются обучающие тренинги, семинары, лекции, инструменты дистанционного обучения, существующие в компании. Главная миссия программы – подготовка высококвалифицированных кадров для плодотворной работы в компании.

Алгоритм проведения программы и ее основные направления формируются менеджером по персоналу совместно с руководителем компании. Обычно в процессе задействованы три звена: руководитель, куратор (наставник) и работник кадрового отдела. Рассмотрим, как проводится адаптация новых сотрудников в реальности.

Подготовительная стадия

Кадровый работник готовит сопровождающую документацию, которая выдается работнику при поступлении в организацию. Разрабатывается программа введения новичка в должность, составляется адаптационный лист, документы согласовываются со всеми участниками процесса. Избирается опытный наставник, курирующий нового сотрудника. Его задача – оказывать помощь в любых вопросах, а также своевременную психологическую поддержку и полный рабочий инструктаж.

Начальная стадия

Включает организационные мероприятия по внедрению новичка. В зависимости от обстоятельств охватывает период от 7 дней до 3-4 недель. Сотрудник знакомится с особенностями работы, проходит полную процедуру оформления, заполняет рабочую документацию, изучает структуру и специфику работы компании. На руки он получает адаптационный лист (на время испытательного срока), – индивидуальную программу, в которой прописаны процессы, которые он должен освоить. К ней подбирается корректная система оценивания результатов.
На этом этапе будет уместно внедрение обучающей системы: курсы и тренинги помогут новичку структурировать необходимые знания, стать полноценным членом команды, а также понять первичные задачи и цели компании. Ранее мы публиковали статью о системе внедрения электронного обучения для развития персонала, рекомендуем к прочтению.

Сопровождающая стадия

После прохождения начальных этапов сотрудник приступает к своим обязанностям. В процессе работы участвует наставник, который в начале дня проводит необходимые подготовительные инструктажи, а в конце рабочего дня оценивает результаты, обсуждает их с новичком и формирует план действий для улучшения деятельности. Итоги работы заносятся в адаптационный лист, выставляются оценки по каждому дню.

Предлагаем ознакомиться Образец заполнения доверенности в банк от организации

Контрольная стадия

Стадию контроля можно назвать сквозной, но не завершающей. На данном этапе происходит первая проверка со стороны руководства эффективности внедрения работника в новый коллектив. Проводится встреча сотрудника с руководителем, цель которой – получение информации о том, насколько новый работник осознал его роль в компании.
Следующая проверка проводится не ранее, чем через 1-2 месяца, когда структурируется информация о профессиональных навыках и работе новичка в целом. Завершающая ревизия запускается в конце испытательного периода, все моменты проверки фиксируются в индивидуальной программе и отражаются в личном деле работника. По оценкам, выставленным в процессе всего испытательного срока, в дальнейшем составляется корректная программа профессионального развития сотрудника.
Адаптация персонала считается завершенной, когда работники, привлеченные к программе, перестают быть «новыми» и эффективно справляются со своими обязанностями.

В современных развивающихся компания адаптация новых сотрудников должна рассматриваться не как прихоть руководства или система поблажек для новичков. Внедрение программы выгодно как сотрудникам, так и компании, так как в достижении общих целей обе стороны получают максимально эффективный результат.

Грамотно разработанная система адаптации помогает компании:

Снизить текучесть кадров на 30-40%
Получить квалифицированного работника
Сформировать дружный, сплоченный персонал
Создать механизм оценки управленческих и профессиональных компетенций работников
Выявить проблемы в существующей программе подбора кадров
Развить управленческие качества наставников и руководителей

как обеспечить выполнение делегированной работы». После прохождения двухмесячного обучения вы найдете ответы на многие волнующие вас вопросы, научитесь методам повышения уровня ответственности подчиненных и сможете грамотно построить индивидуальную систему управления персоналом. Ознакомиться с текущими курсами и записаться вы можете уже сейчас, перейдя по ссылке.

Сотрудник, прошедший индивидуальную программу адаптации, быстрее вливается в коллектив, получает точную информацию о масштабах работы и специфике деятельности компании, лучше осваивает корпоративную культуру. Он быстрее преодолевает стрессовый период, который характерен для первых дней работы в новой организации, что помогает ему усвоить цели компании, и в полной мере раскрывает свои профессиональные навыки.

Адаптацией персонала называется процесс, направленный на включение новых сотрудников в существующий коллектив. Она включает в себя ознакомление с внутрикорпоративными нормами и правилами, принятыми в компании методами и технологиями работы, формирование неформальных связей с остальными специалистами предприятия.

Адаптация персонала в организации, какими бы методами она ни осуществлялась, всегда ограничена во времени, и именно время, затрачиваемое на интеграцию сотрудника в коллектив, выступает в качестве меры успешности адаптации. Для того чтобы вписаться в сложившуюся команду, человеку необходим наработанный навык отыскивать свое место в социальном и психологическом пространстве группы, чтобы стать ее частью и эффективно выполнять свои должностные обязанности.

Затянувшаяся фаза адаптации даже высококлассного специалиста может сделать изгоем в компании. Напряженные отношения с коллегами или полное отсутствие контакта, сложности с включением в трудовую деятельность приводят к тому, что человека не признают, игнорируют, меньше поощряют и ниже оплачивают его труд.

Рекомендуемые к прочтению статьи:

Адаптация персонала нужна для органичного вхождения нового служащего в коллектив и погружения его в рабочий процесс, передачи ему необходимой информации.Она имеет следующие цели и задачи:

сократить текучку кадров;
как можно скорее передать дела новичкам, включить их в рабочий контекст;
замотивировать людей на качественный производительный труд;
укрепить командный дух среди персонала.

Организацией системы адаптации, отбором методов занимаются HR-отдел и руководители подразделений, куда нанимают работников.HR-отдел (или же конкретный специалист по кадрам, ответственный за адаптацию персонала) выполняет следующие задачи:

проводит семинары, тренинги, курсы, посвященные методам адаптации;
организует собеседования недавно принятых кадров с их старшими кураторами или начальниками;
проводит интенсивные курсы по адаптации персонала для руководителей отделов, вступающих в должность;
организует специальные мероприятия по подготовке кураторов;
разрабатывает стратегию постепенного усложнения задач, которые ставятся перед новыми сотрудниками;
выполняет мелкие социальные поручения, необходимые для налаживания контакта между коллективом и новым работником;
применяет ролевые игры, тематические кейсы для сплочения персонала.

В любой организации должна существовать собственная программа адаптации новых работников. В ней обязательно будут присутствовать такие этапы, как:

Подготовительный.

Новичка представляют остальному персоналу предприятия, организуют ему рабочее место, назначают куратора, оформляют все документы по приему на работу. На этом этапе адаптации нового специалиста могут также знакомить со структурой, целями, продукцией и миссией компании, рассказывать о ее истории, обозначать актуальные задачи, трудовой регламент и нормы корпоративной культуры.

Обучение.

Новичку дают теоретическую подготовку, необходимую для работы, знакомят с его должностными обязанностями, требованиями.

Практические задания.

Командный тренинг.

Руководитель не подготовил для новичка рабочее место. Наем и адаптация персонала должны быть продуманы. Не должно возникать ситуаций, когда новый специалист впервые приходит на работу, но из-за отсутствия рабочего места проводит время в комнате переговоров, столовой или в кабинете сотрудника, который в этот день не вышел.
Новичку не провели экскурсию по офису. Многие руководители считают это важным, полагая, что новичку помогут освоиться другие сотрудники или же он все сам узнает. В результате человек стесняется о чем-либо спрашивать персонал и долго чувствует себя не в своей тарелке.
Новому специалисту не рассказали об обучении, карьерном росте, мотивационных схемах (из чего формируется заработная плата, за что могут вычесть из премиальных, какие есть компенсации и т. д.).

Какие методы использует менеджер по адаптации персонала

Сокращение первоначальных издержек. Новому сотруднику бывает сложно влиться в работу. Из-за того, что он трудится не так эффективно, как другие, компания теряет доход. Успешная адаптация решает эту проблему, поскольку позволяет новичку быстрее понять принятые стандарты работы.
Снижение тревожности и неуверенности нового сотрудника. Новички всегда боятся ошибиться, не сориентироваться в обстановке тогда, когда это потребуется. Психологическая поддержка помогает им чувствовать себя увереннее.
Сокращение текучести кадров. Текучесть кадров — процесс неизбежный. Но есть мнение, что, если из компании уходит больше рабочего персонала, чем менеджеров высшего и среднего звена, это не является серьезной проблемой и не ведет к большим кадровым трудностям. Это не так. Мы считаем, что количественные показатели здесь нельзя назвать решающими. Поскольку менеджеры выполняют сложные и многосторонние функции и, соответственно, новичкам требуется больше времени на адаптацию, закреплять таких специалистов нужно особенно грамотно. Именно поэтому отбор и адаптация персонала среднего и высшего звена — это вопрос, требующий повышенного внимания.
Экономия времени непосредственного руководителя и коллег. Новичку необходимо помогать непосредственно при выполнении его трудовых функций.
Формирование у нового работника чувства удовлетворенности собственной деятельностью, позитивного отношения к ней. Чтобы работник демонстрировал отличные профессиональные результаты, он должен лояльно относиться к компании. Если система профессиональной адаптации внедрена грамотно, новички воспринимают компанию положительно. Когда человек приходит на работу, он уже понимает, как примерно будет адаптироваться в коллективе и осваивать рабочее пространство. Компания — это сформировавшаяся группа людей, у которых свои цели, задачи, система ценностей и способы выстраивания отношений. В рамках адаптации новый работник и компания должны максимально приспособиться друг к другу.

С учетом определенных целей процесса адаптации определим задачи, которые должны решать компания и новичок.

Предприятие должно:

предоставить все необходимое для того, чтобы сотрудник быстро вышел на желаемый уровень производительности и качества труда;
сформировать в коллективе благоприятную эмоциональную обстановку;
обеспечить и работника, и участников адаптационного процесса (наставников, тренеров и т. д.) полной информационной поддержкой.

Сотрудник в свою очередь должен ответственно решать задачи в рамках адаптации и качественно выполнять свои прямые обязанности.

Менеджер по адаптации персонала должен:

организовывать семинары и курсы по разным адаптационным вопросам;
вести индивидуальные беседы руководителя и наставника с новичком;
проводить интенсивные непродолжительные курсы для новых руководителей;
вести спецкурсы подготовки наставников;
применять метод постепенного усложнения задач для новичков;
исполнять разовые общественные поручения для налаживания контакта нового сотрудника с персоналом;
готовить замену при ротации кадров, проводить в коллективе ролевые игры для сплочения сотрудников;
управлять проектами по разработке адаптационных мероприятий и инструментов;
время от времени мониторить адаптационную систему, оценивать эффективность адаптационных инструментов и системы в целом;
участвовать в функциональных мероприятиях по адаптации, к примеру, проводить вводный инструктаж о правилах внутреннего распорядка, нормах техники безопасности, рассказывать о положении компании, о коммерческой тайне и проч.;
эмоционально поддерживать новичка в течение всего адаптационного периода;
получать от него обратную связь по окончании этого срока.

Пример 1. «Лаборатория Касперского». Когда в компанию приходит новый сотрудник, ему дарят подарки. Придя на работу в первый день, новичок видит на своем столе сюрпризы в виде ежедневника с фирменным логотипом компании, кружку, ручку и сувенир.

Пример 2. PriсewaterhouseСoopers. Начальник приглашает новичка на обед за счет компании.

Пример 3. Philips Electronics. Персонал уведомляют по email о приходе нового специалиста. Такое же объявление появляется на информационных стендах.

Пример 4. «Рэдиссон-Славянская». По корпоративной традиции новички всегда приступают к работе по четвергам. Получается, что в четверг и пятницу новый специалист осваивается в незнакомой обстановке, погружается в рабочий процесс, а с понедельника приступает к выполнению своих обязанностей.

Один из способов адаптации работников и коммуникации с ними в совместной работе —психологическое воздействие в виде бесед, убеждений, дискуссий, личного примера, доказательств.

При этом менеджер по персоналу обеспечивает связь между персоналом и новичком, собирает их мнения друг о друге, деликатно сообщает мнение каждой стороне, пытается улучшить отношения и помогает приспособиться.

Адаптация новичка определяется его внешними и внутренними целями и путями их достижения. Коллектив — это закрытая группа людей, которые доверяют друг другу и действуют по установленным общим правилам в компании. В коллективе новичок будет чувствовать себя хорошо, только если его примут как «родного».

Увы, сегодня людей чаще оценивают с позиции «свой — чужой» как при основании компаний, так и при налаживании коммуникаций в них. Чтобы сотрудники доверяли новичку, они должны воспринимать его как «своего». Чтобы новый работник стал на сто процентов «своим», его нужно узнать, пройти с ним огонь и воду, а это предполагает длительный контакт в рамках совместной работы.

Предлагаем ознакомиться Екаким сроком ограничивается вступление в наследство

Новичок для сотрудников, давно работающих в компании, — новое, непонятное, чужое лицо. Оно является потенциальной угрозой, а потому взаимодействовать с ним следует аккуратно. Его нужно проверить и, проявив максимальное дружелюбие, не выдать свои секреты.

С учетом особенностей персонала менеджер должен помогать новичку сокращать расстояние между «своим — чужим», занять свое место, участвовать в деятельности и развитии компании.

При этом можно пользоваться методами социально-психологического тренинга:

Игровые методы. В ходе ролевых игр моделируется ситуация, характерная для привычной деятельности человека. Эта ситуация вынуждает его менять собственные установки. Формируются условия для приобретения новых, еще более эффективных методов коммуникации.
Сенситивный метод. Данный вид тренинга нацелен в первую очередь на развитие у сотрудников умения слышать друг друга.

Менеджер по персоналу весь испытательный срок наблюдает за новичками и помогает решать проблемы адаптации персонала. Также он может фиксировать и анализировать сложности между сотрудниками и в организационном процессе, чтобы точнее представлять неосознанные поведенческие стереотипы, реализуемые работником в организационных моделях.

Выяснить, почему между сотрудниками возникают проблемы поведения и коммуникации.
Дать характеристику положительным и отрицательным аспектам при выборе того или иного варианта решения проблемы.
Установить критерии, по которым будут выявляться наиболее приемлемые варианты решения этой проблемы.

Оценка поведения новичка и анализ его коммуникаций с другими сотрудниками позволяет менеджеру составить отчет для руководства, обозначив, как прошла адаптация, испытательный срок новичка, решить, работать с ним дальше или нет, и указать, что испытательный период завершен.

Какие ошибки в процессе адаптации персонала допускают руководители

Этапы адаптации персонала (по названиям видов адаптации) следующие: социально-психологический, организационно-экономический и профессиональный. На предприятии эти ступени можно реализовать так:

социально-психологическая адаптация.Новичок узнает цели и миссию компании, осваивается в офисе, привыкает к рабочему месту, коллегам по отделу, узнает корпоративные традиции, нормы поведения, правила внутреннего корпоративного распорядка, отношения между сотрудниками, организационные связи на предприятии;
организационно-экономическая адаптация. Сотрудник знакомится с фирмой, ее услугами, вникает в организационную структуру, историю основания и становления. Задача компании здесь — приложить максимум усилий к тому, чтобы новичок четко понял, какое место в ней занимает он и его отдел;
профессиональная адаптация — человек вникает в свои трудовые обязанности. Это и есть профессиональная адаптация персонала. Опыт показывает, что она самая продолжительная и трудная. Для каждой группы сотрудников разрабатывают индивидуальную адаптационную программу, основанную на обучении новых и повышении квалификации опытных сотрудников.

Для сотрудников всех уровней нужно разрабатывать адаптационные планы, которые состоят из продуманных мероприятий, позволяющих новичкам быстро и легко проходить все вышеперечисленные этапы.

В стандартном адаптационном плане содержится:

список адаптационных мероприятий, которые проводятся в компании (например, ознакомление с офисом, изучение должностных инструкций, оформление трудовых отношений и проч.);
период проведения таких мероприятий (день, продолжительность и т. д.). Длительность и последовательность руководство согласовывает со всеми ответственными лицами;
перечень сотрудников, отвечающих за адаптационные мероприятия (наставники, руководители отделов (прямой начальник), менеджер по персоналу и т. д.);
форма проведения мероприятий по адаптации (беседы, выдача должностных инструкций и проч.).

Адаптационный план — основа адаптационных мероприятий для новичка на начальной стадии работы. Составляет его или менеджер по персоналу, или сотрудник, отвечающий за адаптацию новых специалистов прямо на местах (в структурных отделах). Ответственными сотрудниками могут быть, допустим, офис-менеджеры производственных отделов.

Можно разработать специальный документ, папку с подробными инструкциями по процессу адаптации. В папке будет содержаться вся информация, необходимая новому работнику для скорейшей адаптации. Это могут быть сведения о создании и развитии компании, предоставляемых услугах, организационных связях, отделе, в который пришел новичок, а также автобиографии руководства. Также в документах должны содержаться основные аспекты взаимодействия с сотрудниками:

положение об адаптации персонала;
правила внутреннего трудового распорядка;
дресс-код;
положение о зарплате;
сведения об обучающих программах;
перечень и образцы документов для оформления.

Программы адаптации длятся от 3 до 6 месяцев. Поддерживать и обучать новичков необходимо до того момента, пока они полностью не освоятся.

Установить, какой структурный отдел будет управлять адаптацией работников. Решает этот вопрос, как правило, отдел по обучению персонала.
Для каждого отдела, цеха или группы подразделений назначить специалистов, ответственных за адаптацию. То есть менеджер по персоналу станет куратором для определенных подразделений. Управлять адаптацией может как сотрудник отдела управления кадрами, так и представитель любого другого отдела, готовый к роли куратора.
Развить в компании кураторство, незаслуженно отодвинутое в последнее время на последний план. В фирмах за рубежом наставничество широко практикуется. Если сотрудника превращают в наставника, значит, ему доверяют, признают его опыт и профессиональные достижения, а также подталкивают к карьерному росту. При этом кураторов финансово поддерживают. Кто может выступать в качестве наставников? Опытные работники, начальники, молодые специалисты, пришедшие в компанию несколько лет назад и зарекомендовавшие себя как успешные специалисты. Интересно, что наставничество как форма деятельности появилось в Японии, а в последние годы его стали активно использовать европейские предприятия.
Установить взаимосвязь системы управления персоналом (в частности, отделом управления адаптацией) со службой организации управления. Во многих иностранных фирмах служба адаптации персонала является структурной частью системы контроллинга.
Отдел управления адаптацией и отдел организации управления общаются друг с другом главным образом на тему оптимальной организации труда, а также по поводу того, в какой форме и по каким принципам внедрять в работу новые инструменты и т. д.

Среди организационных решений по технологии адаптации персонала выделяют:

организацию мероприятий, посвященных вопросам адаптации персонала (это, например, семинары, курсы и т. п.);
индивидуальные беседы начальника или куратора с новичком;
проведение краткосрочных курсов для руководителей, вступающих в должность наставника;
организационно-подготовительную работу при внедрении новых решений в работе;
спецкурсы подготовки кураторов;
метод поэтапного усложнения задач для новичка. Параллельно нужно контролировать его деятельность, анализировать ошибки, допущенные при выполнении трудовых функций. Также можно предусмотреть дополнительное поощрение нового сотрудника за качественное решение задач;
исполнение разовых общественных поручений, позволяющих установить контакт между новичком и другими работниками;
исполнение разовых поручений по организации деятельности органа управления (производственного совещания, совета директоров и проч.);
подготовку замены кадров при их ротации;
специальные ролевые игры в коллективе отдела, направленные на сплочение персонала и развитие групповой динамики.

формируют целевые проблемные группы, творческие бригады, определяется их состав, время, проблематика работы;
организуют венчуры;
определяют оптимальную степень свободы трудового распорядка, широко используют аккордный принцип работы;
грамотно дублируют задачи для подразделений, используют элементы конкурсности и соревновательности между отделами, проектами и т. д.;
оглашают как групповые, так и индивидуальные результаты;
привлекают персонал к управленческой деятельности (применяют метод группового принятия решений, коллективно участвуют в формировании стратегий, делегируют полномочия и ответственность и т. д.);
проводят совещания с определенной периодичностью и оптимальной длительности;
грамотно используют возникающие референтные группы;
вырабатывают решения, применяя творческий подход;
обеспечивают обратную связь с администрацией и коллегами по вопросам достигнутых целей в работе и адекватности их оценки.

В первый рабочий день новичка руководитель отсутствовал в офисе, а ответственного вместо себя не назначил. Сотрудник отдела по персоналу встретил нового работника и проводил его до рабочего места. Другой вариант — руководитель не представил новичка другим работникам, сочтя, что все сами познакомятся. В итоге — неприятие, общение на дистанции и т. д. Условия адаптации персонала должны быть благоприятными.

Пример. В маркетинговую службу пришла новая работница. Персонал был осведомлен о ее приходе, но когда именно она приступит к работе, не знали. В понедельник руководитель привел девушку в кабинет и посадил ее за пустой стол. Работники думали, что он познакомит ее с ними, но этого не случилось. На следующий день девушку также никому не представили.

Все видели, что она общается с начальством, спрашивает о чем-то, но не разговаривает с другими работниками. Через какое-то время руководитель спросил у главного менеджера, почему коллектив не общается с сотрудницей, сказав, что уже устал вводить ее в курс дела. Когда он понял, что забыл познакомить девушку с коллегами, то очень удивился. Именно из-за этого упущения сотрудники не общались с ней.

Новичку не рассказали о взаимоотношениях в коллективе. Очень часто новым сотрудникам не сообщают о традициях в их подразделении и именно это становится причиной плохой коммуникации с коллегами.

Пример. Каждую пятницу после работы сотрудники отдела проводили неофициальное совещание, на котором подводили итоги недели и рассказывали друг другу последние новости за чашкой чая. Каждый приносил с собой что-нибудь вкусное. Но новичок об этой традиции не знал. И, когда все отправились на совещание, он ушел домой, подумав, что раз рабочий день завершился, то и на это неофициальное мероприятие идти необязательно. Коллеги решили, что он «много о себе думает» и безответственно относится к работе. А сам новичок в результате не узнал все важные новости.

Нового сотрудника перегрузили информацией в виде справочников, каталогов, учебников, интернет-ссылок и других источников данных о специфике компании, производственном процессе, продукции и услугах и т. д., чтобы он быстро это осваивал.
Руководитель ставит перед новичком труднодостижимые задачи. Из-за этого новый сотрудник сильнее переживает и демонстрирует не лучшие результаты.
Между начальником и новичком нет обратной связи. Руководитель не следит, в каком настроении сотрудник, нравится ли ему работа, коллектив, насколько его ожидания от фирмы совпадают с реальностью и проч.

Пример. В компанию приняли нового юридического консультанта. Руководитель был им доволен, однако ни разу не спросил, как у него идут дела, что вызывает трудности и т. д. Через два месяца новичок решил уволиться. Руководителя это очень удивило: на первый взгляд, все было прекрасно, к сотруднику претензий не было.

телефонные номера различных отделов организации, внешние телефоны;
правила и запреты, касающиеся междугородных и международных звонков, использования рабочих телефонов в личных нуждах;
бланк заявления на создание электронной почты (учетной записи в CRM-системе компании и т. п.), подключение к интернету;
порядок оформления пропуска и парковочного места;
бланк заявления на подключение корпоративной связи (если этого требует специфика и методы работы);
информация о том, как получить всю необходимую оргтехнику, канцтовары, расходные материалы.

Предлагаем ознакомиться Устав некоммерческой общественной организации

Как выбрать подходящий метод адаптации сотрудников

подробное ознакомление со спецификой работы компании;
изучение ее организационной структуры и способа принятия решений;
вхождение в контекст трудовой деятельности (для правильного исполнения служебных обязанностей);
дообучение и приобретение навыков, которые потребуются в работе;
интеграция в коллектив;
нахождение своего места в команде, перенятие командного духа.

Как уже говорилось выше, для адаптации персонала в фирме с помощью тех или иных методов потребуются такие инструменты, как:

welcome-тренинг для новичка;
система кураторства, адаптация персонала методом наставничества;
программа адаптации;
графики адаптации, соответствующие каждой категории персонала;
книга сотрудника;
алгоритм выставления балльной оценки результатов адаптационных мероприятий.

Welcome-тренинг применяют, когда есть необходимость погрузить новых сотрудников в корпоративную культуру, спозиционировать компанию как хорошего нанимателя, укрепить лояльность персонала и проинформировать служащих о целях, миссии, ценностях фирмы.Наставничество – проверенный и надежный метод быстрой передачи знаний, навыков, приемов работы новичкам со стороны опытных сотрудников.

Особенно эффективно оно в сетевой розничной торговле и на производстве. В положении о наставничестве подробно прописывается регламент деятельности кураторов.Программа адаптации определяет задачи, цели и временные рамки адаптационного процесса, набор используемых мер и методов, показатели компетентности, которые замеряются по окончании испытательного срока нового сотрудника.

Планы адаптации той или иной группы персонала необходимы главным специалистам, топ-менеджерам и другим управленцам.В индивидуальном графике адаптации работника описывается последовательность обучающих, корпоративных мероприятий и других мер, позволяющих передать новичку всю необходимую информацию и помочь ему усвоить ее.

Иногда составляются очень детальные, с расписанием каждого дня, персональные планы адаптации.Книга сотрудника – это справочник о компании, включающий ее структуру, историю, все адреса и контактные данные офисов и работников, положения о кадровой политике и мотивации персонала, внутренний распорядок.

Для исследования эффективности методов адаптации персонала, используемых в компании, и анализа отдельных элементов системы адаптации проводят ее аудит.Для этого руководитель отдела кадров обязательно пользуется такими методами, как:

анализ документации (включая внутренние нормативные акты, устанавливающие порядок проведения мероприятий по адаптации);
контроль предпринимаемых действий и процедур по адаптации персонала.

Широко используется метод интервью в формах:

бесед с недавно, в последние полгода принятыми в штат кадрами;
опроса увольняющихся работников, проведших в компании меньше года;
разговоров с руководителями подразделений, в которых текучесть персонала особенно высока;
фокус-групп с участием экспертов – менеджеров по персоналу и начальников отделов;
анкетирования (одной из комплекса мер по исследованию эффективности методов адаптации персонала).

Данные собираются для получения ответов на следующие вопросы:

Осознают ли линейные менеджеры важность адаптации в управлении персоналом?
Кто контролирует процедуру адаптации каждого конкретного работника?
Какова роль HR-отдела и прямого руководителя в адаптации нового человека?
Как различаются методы адаптации персонала в зависимости от должности и специализации сотрудников?
По каким критериям выбираются кураторы для адаптации новичков?
Насколько заинтересован в наставничестве рабочий коллектив?
Из каких мер складывается процесс адаптации новых сотрудников?
Достаточно ли современны методы адаптации персонала в данной фирме, часто ли они совершенствуются?
Есть ли методы точной оценки достижений нового специалиста в период его адаптации?
Эффективны ли адаптационные меры?

Менеджеры по персоналу должны проводить подобный анализ каждый год, чтобы вовремя отмечать недостатки и достоинства используемых методов управления.При изучении эффективности мер по адаптации персонала иногда выясняются удивительные факты:

прямой начальник собеседует нового подчиненного лишь через несколько дней после того, как тот был принят в штат;
работника не ознакомили с его должностными обязанностями;
его не представили остальной команде;
ему не поставили задачи на испытательный срок;
по истечении испытательного срока начальник не провел беседу с недавно устроившимся сотрудником;
многие новички уже планируют увольняться и искать другие места.

Компания при этом сталкивается со следующими негативными последствиями:

продуктивность работы всего персонала или некоторых подразделений падает;
новички не становятся лояльны компании;
во время испытательного срока многие работники уходят, что вынуждает фирму вновь тратить время и деньги на подбор, наём и адаптацию персонала.

Программа адаптации персонала: 4 этапа разработки

Совершенствование адаптации персонала достигается благодаря разработке специальной программы.

Программа состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Новичок узнает основные особенности производства, коммуникативные сети, вовлекается в них, знакомится с персоналом и особенностями взаимодействия сотрудников, изучает корпоративную этику, правила и стандарты предприятия.

Этап 2. Новый сотрудник узнает непосредственно свои функции и обязанности.

Руководитель рассказывает новичкам историю, кадровую политику и ключевые правила компании, в том числе условия труда. Новому сотруднику разъясняют его основные обязанности.

Мини-лекции, экскурсии, практикумы (работа на отдельных рабочих местах или с конкретным оборудованием) помогают новичкам лучше адаптироваться. Непременно должен быть проведен инструктаж по охране труда и технике безопасности.

Общее впечатление о компании (главные цели, приоритетные направления, вопросы, вызывающие затруднения, традиции и стандарты, товары и его основные потребители, виды деятельности, структура предприятия, сведения о руководстве).
Политика предприятия (кадровая политика, подбор и адаптация персонала, направления профподготовки и повышения квалификации, правила распределения рабочего времени, специфика охраны коммерческой тайны и важных технических документов).
Зарплата и механизмы оплаты труда (нормативы и формы выплат, оплата работы по выходным и праздникам, сверхурочные).
Дополнительные льготы (оплата за стаж, страхование, пособия по разным основаниям, возможность обучения, специально предусмотренное кафе для сотрудников и другие приятные моменты для персонала).
Охрана труда и следование технике безопасности (место оказания первой помощи, основные меры безопасности, предупреждения об опасностях на производстве, правила пожарной безопасности и поведения при ЧС).
Сотрудник и его отношения с профсоюзом (на какой период и на каких условиях его нанимают, сколько длится испытательный срок, какими правами и обязанностями наделяется работник, как оценивается проведенная работа, кто это делает, основные каналы коммуникации, дисциплина и дисциплинарные взыскания, постановления профсоюза и т. д.).
Экономические факторы (цена на оборудование и рабочую силу, ущерб от пропусков, опозданий и несчастных случаев на производстве).

Итак, новичок прошел общую ориентационную программу. Далее можно проводить специальную программу с ответами на более специализированные и узкие вопросы.

Задачи подразделения (к чему стремится, какие приоритеты, организационная структура, ключевые направления в работе, как взаимодействует с другими подразделениями и проч.).
Трудовые функции и ответственность (нужно детально описать деятельность и ожидаемые результаты, велико ли их значение, соотношение с другими видами работ в компании, по каким критериям определяется качество работы, на каком основании оценивают показатель, сколько длится рабочий день, трудовой распорядок в организации, дополнительные ожидания).
Требуемая отчетность (помощь и ее главные формы, как и в каких случаях ее можно запрашивать, отношения с местными и государственными правовыми органами).
Главные процедуры, правила и предписания (правила, касающиеся только определенного вида работ, порядок действий при авариях, следование технике безопасности и способы сообщения о несчастных случаях на производстве, нормы гигиены, уязвимые вопросы на почве краж и охрана, взаимодействие с персоналом других отделов, ключевые правила поведения на рабочих местах, время для перерывов, правила пользования оборудованием, телефонные звонки в личных целях, отслеживание нарушений и проч.).

Этап 3. Действенная адаптация.

Чтобы трудовая адаптация новичка прошла успешно, к нему прикрепляют наставника. Этот метод очень эффективен, поскольку так новому сотруднику проще влиться в коллектив. Такой подход мотивирует и самих наставников. В качестве куратора может выступать как прямой начальник, так и опытный сотрудник подразделения.

Этап 4. Функционирование.

Этот этап заключительный в процессе адаптации новичка. Здесь у него медленно, но верно решаются проблемы коммуникации и начинается стабильная деятельность.

Специалист, которому поручены задачи по адаптации, должен прекрасно разбираться в организационной структуре, трудовых и этических требованиях компании. Кроме того, ему следует знать психологические нюансы первичной и вторичной адаптации персонала.

Этот сотрудник должен отлично разбираться в психологических основах процесса, обладать даром внушения и убеждения, уметь распознавать проблемные вопросы в процессе адаптации персонала. Важно также уметь оперативно выявлять и разрешать любой конфликт до того, как на его почве разовьется кризис, в результате которого уволят сотрудника или будет нарушена трудовая дисциплина.

Кроме того, специалист обязан постоянно контролировать адаптационный процесс, вести с сотрудниками разъяснительные беседы, консультировать их по возникающим вопросам и читать лекции.

Адаптация новых сотрудников в организации.